Wie organisiere ich einen Event?

13.09.2015 - Tutorials, Eventmanagement
Am 20. und 21. November findet im Hotel Schweizerhof Lenzerheide die 2. Ausgabe des Multimedia Festival statt. Dabei werden zahlreiche Kurzreferate zu multimedialen Themen, Podiumsdiskussionen zum Thema Entschleunigung, sowie Präsentationen zu aktuellen Trends aus dem Multimedia Bereich vorgestellt.

Im „Multimedia Schaufenster“ erhalten die Besucher Einblicke in die Arbeit mit Video, Fotografie und Grafik und können nachmittags Lesungen ausgewählter Spoken Word-Künstler im Hamam besuchen. Zudem werden während der Awardverleihung am Freitag-Abend die besten Multimediaproduktionen prämiert, welche innerhalb eines Jahres von Studierenden des Bachelor-Studiengangs Multimedia Production der HTW Chur erstellt worden sind.
 
Eine ganze Menge an Inhalten, welche bei diesem Anlass zusammen kommen und gleichzeitig koordiniert werden müssen.

Was bei der Organisation eines solchen Events bis zum Tag X so ansteht und was für Punkte dabei zu beachten sind – nachfolgend ein kleiner Einblick.
 
1. Location:

Bei diesem Event steht die Location bereits fest, da sie Mitorganisatorin des Festivals ist.
Am Kick-off Meeting besprechen Projektleitung und Gastgeberin zunächst einmal die groben Event- bzw. Programminhalte, welche für den bevorstehenden Anlass von Interesse sind. Die Ideen werden festgehalten und innerhalb absehbarer Zeit konkretisiert.
 
Gleichzeitig ist es in diesem Fall wichtig, sich sobald wie möglich mit dem Hotel bezüglich Übernachtungen und Verpflegung der Referenten, Künstler, des Projektteams und der Helfer abzusprechen. Ein Catering-Service ist nicht nötig, da das Hotel über ein eigenes Restaurant verfügt.
 
Rückmeldungen am Event beteiligter Personen (Referenten, Künstler, Helfer etc.) bezüglich Übernachtungen gilt es fortlaufend zu sammeln und dem Hotel in regelmässigen Abständen zu übermitteln. So können die entsprechenden Zimmer für den Zeitraum des Events frühzeitig reserviert werden.


2. Programminhalt / Referenten:

Sind Inhalte und Programmeinteilung einmal grob definiert, wird eine konkrete Themenauswahl erstellt und nach potentiellen Referenten recherchiert, die vor Ort über ihr Spezialgebiet - hier im Bereich Multimedia - erzählen könnten. Diese werden kontaktiert und gemäss Rückmeldung fortlaufend in die zur Verfügung stehenden Timeslots während der beiden Festivaltage eingetragen. Das Programm setzt sich so Schritt für Schritt wie ein Puzzle zusammen.
Dabei ist zu beachten, dass bei Absagen relativ schnell Alternativen gefunden- und weitere Personen angefragt werden müssen, um alle Programm-Lücken schliessen zu können.
 
Wichtig: Ca 1 - 2 Wochen vor dem Event erhalten alle Beteiligten eine Einladung mit den detaillierten Infos zum Anlass, zur Anreise/Übernachtung, zu organisatorischen Angelegenheiten (Treffpunkt, Briefing, Einsatz, etc.) und zur Kontaktperson vor Ort.
 
 
3. Mitarbeiter / Personal:

Die gesamte Eventplanung wird in verschiedene Bereiche eingeteilt: Z.B. Inhalt/Programm, Administration, Kommunikation, Catering oder Technik. Um sich selbst als Projektleiter im Vorfeld auf das Wesentliche (Koordination) konzentrieren zu können, ist es unabdingbar, sich Mitarbeiter für ein kleines Projektteam zu suchen. An diese werden entsprechende Teilbereiche delegiert und anstehende Aufgaben übergeben. Auch wenn gewisse Bereiche nun nicht mehr in der eigenen Hand liegen, ist es dennoch wichtig, immer eine Übersicht zu behalten, wo was läuft. Dies kann z.B. durch regelmässige Update-Meetings gewährleistet werden.

Auch am Anlass selbst wird es zahlreiche Aufgaben und Positionen geben, die von zusätzlichen Helfern besetzt werden müssen: So braucht es z.B. eine Crew am Infodesk, eine persönliche Event-Assistenz, Personen, die bei der Awardverleihung als Hostessen Unterstützung bieten oder jemand, der dem Techniker bei bestimmten Programmabläufen zur Seite steht.
 
Diese müssen früh genug gesucht und zum entsprechenden Zeitpunkt im Vorfeld schriftlich sowie mündlich über ihren Einsatzbereich gebrieft werden.

 
4. Kommunikation / Information:

Gleichzeitig mit der Anfrage von Referenten (siehe Programminhalt / Referenten) kann ein detaillierter Eventbeschrieb erstellt werden, welcher für die Kommunikation eingesetzt wird. Je früher Namen und Referatsthemen bekannt sind, desto besser – denn potentielle Besucher wollen wissen, was der Event zu bieten hat.
 
Die Website muss stets up to date und mit den neusten Informationen gefüttert werden. Auf ausgewählten Social Media Kanälen werden fortlaufend und regelmässig News platziert.
 
Gemäss Kommunikationsplanung kommen in diesem Fall auch Werbemittel wie Flyer, Plakate, Online-Banner und Newsletter zum Zuge. Diese müssen frühzeitig gestaltet und produziert werden, damit sie zum geplanten Zeitpunkt einsatzbereit sind. Ideal ist eine Vorlaufzeit zwischen 1 - 2 Monaten. Zudem ist es wichtig, einen gezielten Versand von Medienmitteilungen einzuplanen und Medienvertreter frühzeitig einzuladen.
 
Nicht zu vergessen: Die Besucherlenkung vor Ort. Die Besucher müssen darüber informiert werden, wie das Tagesprogramm aussieht, wann wo was stattfindet und  wo sich die entsprechenden Räumlichkeiten befinden. Dafür werden im Falle des Multimedia Festivals grafische Inhalte, unter anderem in Form von digitalen Wegweisern, erstellt, welche auf zahlreichen Screens vor Ort Orientierung geben sollen.
 
 
5. Planung / Organisation:

Grundsätzlich ist die Erstellung eines Masterplans bzw. einer Pendenzenliste pro Bereich von Beginn weg unumgänglich: In dieser Tabelle muss klar ersichtlich sein, was, wann, wie, wo, in wessen Verantwortung passiert. Dieses Dokument bedarf einer fortlaufenden Anpassung, weil gewisse Aufgaben erledigt werden, aber auch neue hinzukommen. Dies erfordert eine konsequente und aufmerksame Betreuung, die nicht zu unterschätzen ist.

Auch vor Ort werden zahlreiche Listen eingesetzt, welche zu den verschiedenen Programmabläufen eine detaillierte Übersicht geben. Dadurch wissen die verantwortlichen Personen darüber Bescheid, wann, was, mit wem passiert.
 
Sobald die Programminhalte und die dafür benötigten technischen Hilfsmittel bekannt sind, müssen Technik-Offerten eingeholt werden. Ist man in diesem Bereich selber nicht so versiert, macht es Sinn, sich jemanden aus dem Team hinzuzuholen, der davon mehr versteht. Diese Person kann dem Techniker auch vor Ort unterstützend zur Seite stehen, da sie die Programminhalte und -abläufe genau kennt.
 
Last but not least ist es essentiell, für den Event eine Liste mit den Telefonnummern aller vor Ort Beteiligten zu erstellen. Nur so hat man die Möglichkeit, bei unerwarteten Zwischenfällen mit der entsprechenden Person rasch Kontakt aufzunehmen.


Ein Beitrag von Barbara Gosteli, Eventmanagerin, Jungunternehmerin & Autorin
www.bg-marketing-events.ch


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