Diese 9 Fragen helfen dir, die richtige Location zu finden

13.07.2015 - Tutorials, Locations
1. Inbegriffene Leistungen
Was im Mietpreis inbegriffen ist, kann sich von Location zu Location sehr stark unterscheiden. Am einen Ort wird für den genannten Preis der "leere, kalte" Raum vermietet, d.h. sämtliches Mobiliar und auch die Nebenkosten wie z.B. Heizung, Lüftung, Strom werden separat verrechnet. Bei anderen Angeboten wiederum kann es sein, dass die gesamte Infrastruktur, inklusive aller Nebenkosten bereits vollständig abgegolten sind. Daher ist es tendenziell heikel, Mietpreise isoliert betrachtet miteinander zu vergleichen. 

2. Mobiliar
Viele Eventlocations verfügen über eine breite Palette an Veranstaltungs-Mobiliar. Nachdem du dir im Klaren bist, welches Mobiliar du benötigst, gilt es herauszufinden, was die Location allenfalls dazu beisteuern kann und zu welchem Preis. Mobiliar, welches in der Location bereits vor Ort vorhanden ist, kann häufig für wenig Geld dazugemietet-  oder in den Mietpreis pauschal "integriert" werden. In diesem Fall lohnt es sich, bei besonders sensiblen Objekten kurz vor Ort einen Qualitäts-Check zu machen. Sonst bemerkst du eventuell erst am Event selbst, dass die Loungemöbel baufällig, das Klavier ungestimmt und die Tische wackelig sind. 

3. Bestehende Partnerschaften
Etliche Locations arbeiten mit "exklusiven" Dienstleistungspartnern zusammen. 
D.h. wenn du einen Event organisierst, musst du z.B. mit einem bestimmten, vorgegebenen Catering-Anbieter zusammenarbeiten und kannst nicht einfach "selbst die Kochkelle rühren". Was aus Sicht der Location durchaus Sinn macht, kann für dich als Veranstalter eine unliebsame Einschränkung darstellen. Wenn du selbst einen bevorzugten Caterer hast oder bist, macht es Sinn, bei einer Location früh abzuklären, ob "eigenes" Catering überhaupt zulässig ist. Dasselbe gilt auch für andere Dienstleistungsbereiche wie Technik, Ticketing, Security usw.

4. Klima
Speziell dann, wenn dein Event mit Sonnenschein rechnet, macht es Sinn, wenn du bereits bei der Besichtigung auch Regen und Kälte auf dem Radar hast. Gibt es genügend Innenraum im Fall dass es an der Veranstaltung regnet? Ist die Location genügend schnell beheizbar? Ein zu kalter Raum gehört zu den Killerproblemen einer Veranstaltung. Darum solltest du dir vom Location-Anbieter besonders bei kalter Witterung versichern lassen, dass der Raum frühzeitig, d.h. vor Eintreffen der Gäste eine angenehme Temperatur von 20 – 22 Grad erreicht. 

5. Zeitplan
Wann könnt ihr mit dem Aufbau beginnen? Wann müsst ihr den Raum nach der Veranstaltung wieder abgeben? Wann findet der nächste Event statt? Diese Fragen frühzeitig zu klären, hilft dir bei der Planung deiner Veranstaltung und gibt Dienstleistern & Mitarbeitern Grundlage für deren Zeitpläne. Frage den Location-Anbieter, welche Erfahrungen er mit Abbaulärm / Nachbarschaft gemacht hat. Technik und Infrastruktur Rückbau ist mit erhöhtem Lärmpegel verbunden und es wäre schade, wenn zwar der Event ohne Störung über die Bühne geht, die Polizei dann aber beim Abbau wegen Lärmklagen vor dir steht.. Der Location Anbieter kennt die Umgebungssituation in der Regel gut und kann dir wertvolle Tipps geben. 

6. Zugang zur Location
Auch wenn du einen beträchtlichen Teil des Mobiliars von der Eventlocation beziehst, wirst du am Eventtag trotzdem mehrere Ladungen Material haben, welche du in die Location bringen möchtest. 
Hier lohnt es sich bei der Besichtigung nach potentiellen "Hindernissen" Ausschau zu halten. Hat es Parkplätze, wo ihr eure Fahrzeuge hinstellen und stehen lassen könnt? Kann man direkt vor das Gebäude fahren? Hat es einen genügend grossen Warenlift, der das Mobiliar in obere Stockwerke bringt? Ist es möglich, auch bei Regen das Mobiliar zu entladen und in die Location zu bringen, ohne dass alles nass wird? 

7. Reinigung
Ob und wie die Location gereinigt werden muss, hängt vom Vermieter (und schlussendlich indirekt auch vom Preis) ab. Manchmal ist die Reinigung bereits im Mietpreis integriert, andere Locations verlangen, dass du als Veranstalter den Eventraum "selbst" reinigst / reinigen lässt oder es wird durch das Eventlokal ein Putzinstitut beauftragt, welches die Räumlichkeiten nach Eventabschluss auf Veranstalter-Rechnung wieder sauber macht. Auch dies ist für deine Planung, entweder personal- oder kostenseitig wichtig und gut frühzeitig zu wissen. 

8. Grundrisspläne
Frage den Location-Anbieter nach Grundrissplänen für die gemieteten Räume. So kannst du bei deiner Eventplanung Tische, Stühle, Mobiliar, usw. gemäss deinen Vorstellungen einzeichnen,– und deinen Helfern beim Aufbau entsprechend klare Anweisungen geben.

9. Storno-Vereinbarung
Man geht zwar nie davon aus, dass ein Event abgesagt werden muss. Trotzdem macht es Sinn im Gespräch mit dem Location-Anbieter die Möglichkeit & Kosten einer "Absage" zu thematisieren. Einige Locations verfügen über AGB's, in der eine Stornierung detailliert geregelt ist, wieder andere lassen diesen Punkt offen. Wenn du diese Frage frühzeitig klärst, weisst du, was im Falle einer Event-Absage auf dich zukommt – und kannst entsprechend eine Risikoabwägung vornehmen. 

(Bild Quelle: Papiersaal & Folium)


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