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Eventmagazin
Zwölf Geheimtipps für eine erfolgreiche Tagung
Was braucht es, um eine erfolgreiche Tagung zu organisieren? Wir haben eine Checkliste mit zwölf Punkten erstellt, die ihr bei der Planung eures nächsten Events beachten solltet.
Hier einige wichtige Grundfaktoren, welche bei der erfolgreichen Organisation eine wichtige Rolle spielen:
Des Weiteren, sind folgende, kleinere Details nicht minder wichtig:
Was kann bei der Planung und Durchführung alles schiefgehen?
Was macht deine Tagung zum unvergesslichen Erlebnis für die Gäste?
Befragten Teilnehmern zufolge, ist genügend Tageslicht im Raum eine grosses Plus. Gleich gefolgt von einem Welcome-Coffee, für all diejenigen die morgens angereist kommen. Sehr geschätzt wird auch, wenn die Referenten nicht allzu weit ausholen, der Fokus nicht verloren geht. Und heiss geliebt wird immer eine kleine Pause zwischendurch.
Wenn du nach Beachtung dieser wichtigsten Eckdaten möchtest, dass deine Gäste mit einem guten Gefühl nach Hause gehen, ist ein kleines Give-away, eine gute Möglichkeit einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Heutzutage schätzt jeder Besucher einen gut schreibenden Kugelschreiber mit Licht, einen USB Stick mit genügend MB und den Klassiker der kleine Mint-Dose. Weniger beliebt sind die allseits bekannten Schlüsselbänder, von denen jeder mittlerweile zu Hauf hat.
Passende Ideen für kleine Geschenke gibts zum Beispiel bei Pandinavia: www.pandinavia.ch
Hier einige wichtige Grundfaktoren, welche bei der erfolgreichen Organisation eine wichtige Rolle spielen:
- Die Location: Ist sie zentral gelegen? Kann man sie gut mit öV erreichen und hat es genügend Parkplätze für diejenigen, welche mit dem Auto anreisen?
- Die Daten: An welchem Datum fängt das Seminar an und bis wie viel Uhr geht es? Dauert es einen Tag, oder müssen allenfalls Übernachtungen gebucht werden?
- Die Räumlichkeiten: Was ist für die Form der Tagung vorrangig wichtig? Sollen beispielsweise viele Teilnehmer in den Raum passen, oder spielt vorhandenes Tageslicht eine wichtige Rolle? Ist es eine Generalversammlung? Eine Weiterbildung? Anhand dieser Kriterien werden die Konferenzsäle gewählt.
- Die Bestuhlung: Je nach Anzahl der Teilnehmer und der grösse des Saales, eignet sich beispielsweise eine Theaterbestuhlung, eine Tavolata oder Tische in Hufeisenform.
- Die Versorgung: Werden die Teilnehmer mit einem Welcome-Coffee begrüsst? Geht die Tagung einen ganzen Tag lang und es bedarf sowohl Mittagessen, wie eine kurze Unterbrechung am Nachmittag mit kleiner Verstärkung? Bleiben die Referenten zu einem gemeinsamen Abendessen, einer allfälligen Übernachtung?
- Das Budget: Nicht zuletzt bestimmt natürlich das Budget die Planung des ganzen Events. Deshalb sollte zu aller erst geklärt werden, wie viel Geld pro Person ausgegeben werden darf.
Des Weiteren, sind folgende, kleinere Details nicht minder wichtig:
- Die Teilnehmerzahl: Wie viele Personen werden (täglich) an der Tagung teilnehmen – zuzüglich Referenten?
- Uhrzeiten: Wichtig für einen perfekten Ablauf ist, der Location den genauen Zeitplan der Tagung mitzuteilen.
- Getränke im Saal: Für alle Teilnehmer sollte Wasser (mit und ohne Kohlensäure) im Raum zur Verfügung stehen. Kaffee, Säfte und Tee sind optional und gern gesehen.
- Technisches Material: Bedarf es eines Flipcharts mit Moderatorenkoffer, eines Overheadprojektors, einer Pinnwand, oder einem Beamer mit Leinwand? Sind ein Telefon, oder sogar ein Conference Call von Nöten? Bedarf es eines Übersetzers und einer Kabine?
- Schreibmaterial: Werden Firmeninterne Blöcke und Stifte verwendet, oder die vom Tagungsort benutzt?
- Verpflegung: Wo finden die Pausen statt und was wird serviert? Gibt es ein Mittag- oder Abendessen? Wo findet das statt und möchten Sie dafür ein Menü vereinbaren? Welche Getränke dürfen konsumiert werden?
Was kann bei der Planung und Durchführung alles schiefgehen?
- Anreise: Häufig reisen die Teilnehmer, trotz angemeldetem öV, mit dem eigenen Auto an. Dabei nimmt kaum jemand den Kollegen mit und so werden meist mehr Parkplätze gebraucht als vorab erwartet.
- Der Name des Seminares: Wie heisst die Tagung? Des Öfteren wird vergessen, dem Vermieter den Namen des Seminares durchzugeben. Wie heisst die Veranstaltung die den Teilnehmern mitgeteilt wird? So kann dieser sowohl für die Beschilderung, als auch für die Rechnungsstellung verwendet werden.
- Die Beschilderung: In grösseren Tagungslocations haben die Teilnehmer oft Schwierigkeiten den richtigen Saal zu finden. Wenn allerdings bereits beim Eingang das Firmenlogo verwendet und der Weg zum Saal zusätzlich mit Pfeilen markiert wird, finden die Teilnehmer meist auf Anhieb den richtigen Ort und müssen sich nicht erst „durchfragen“.
- Der Tisch für den/die Referenten: Auch ein Referent braucht sowohl einen Ort an dem er seine Unterlagen ablegen kann, als auch Schreibmaterial und Getränke. Vor allem, wenn es gilt einen längeren Vortrag zu halten und ein weiterer Gastreferent auf ihn folgt.
- Allergiker: Hat jemand eine Allergie? Ist jemand Vegetarier oder muss glutenfreies Essen zu sich nehmen? Nichts ist trauriger als ein Teilnehmer, der das servierte nicht zu sich nehmen kann und sich nicht traut etwas zu sagen.
Was macht deine Tagung zum unvergesslichen Erlebnis für die Gäste?
Befragten Teilnehmern zufolge, ist genügend Tageslicht im Raum eine grosses Plus. Gleich gefolgt von einem Welcome-Coffee, für all diejenigen die morgens angereist kommen. Sehr geschätzt wird auch, wenn die Referenten nicht allzu weit ausholen, der Fokus nicht verloren geht. Und heiss geliebt wird immer eine kleine Pause zwischendurch.
Wenn du nach Beachtung dieser wichtigsten Eckdaten möchtest, dass deine Gäste mit einem guten Gefühl nach Hause gehen, ist ein kleines Give-away, eine gute Möglichkeit einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Heutzutage schätzt jeder Besucher einen gut schreibenden Kugelschreiber mit Licht, einen USB Stick mit genügend MB und den Klassiker der kleine Mint-Dose. Weniger beliebt sind die allseits bekannten Schlüsselbänder, von denen jeder mittlerweile zu Hauf hat.
Passende Ideen für kleine Geschenke gibts zum Beispiel bei Pandinavia: www.pandinavia.ch